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Brokerage events: ¿Cómo funcionan? ¿Qué ventajas tienen? ¿Cómo se gestionan en tiempos de pandemia?

La nueva modalidad virtual de los Brokerage events ha permitido que más personas de los más diversos países estuvieran conectadas, ha logrado que se hayan llevado a cabo un sinfín de reuniones y ha generado la celebración de un mayor número de acuerdos de cooperación internacional.

 

Los Brokerage events (también llamados B2B – business to business- o matchmaking events) son eventos que se basan principalmente en la siguiente idea: reunir a un grupo de personas de diferentes países y distintas organizaciones durante un corto período de tiempo, con la finalidad de generar redes flexibles y efectivas.

Este tipo de eventos son como un gran mercado con encuentros que brindan la oportunidad de detectar posibles socios de cooperación y que permiten ampliar las redes de los participantes mediante el establecimiento de nuevos contactos.

Los participantes se ponen en contacto a través de reuniones presenciales (o virtuales) preestablecidas (generalmente de 20 a 30 minutos de duración), donde exploran posibles oportunidades de cooperación comercial y tecnológica, así como otro tipo de acuerdos de colaboración.

Generalmente, estos eventos se realizan en el marco de ferias internacionalesgrandes conferencias donde el aforo está garantizado para que una gran cantidad de público esté presente. Por otra parte, muchos de los Brokerage también tienen lugar cuando se presentan programas de financiación y/o se lanzan nuevas convocatorias, permitiendo la posibilidad de encontrar socios para formar consorcios, fomentando la cooperación entre participantes potenciales.

Foto del brokerage event en FARMAFORUM 2019. IFEMA

Foto del brokerage event en FARMAFORUM 2019. IFEMA

 

Los Brokerage que se enmarcan en la presentación de programas de financiación suelen tener lugar en los periodos de apertura de convocatorias. La estructura de estos programas, presenta tres partes diferenciadas:

  • Una primera parte en la que se informa sobre la convocatoria y se explican cuestiones tales como los objetivos, términos y condiciones y la estructura del programa de financiación.
  • Un segunda con breves presentaciones de ideas de proyectos, donde aquellos que tienen una idea ya madura, explican su propuesta con el objetivo de sumar socios potenciales.
  • Una zona de trabajo (matchmaking), donde los participantes interaccionan entre ellos, comparten ideas, identifican proyectos y establecen consorcios para desarrollar las propuestas.

La mayoría de los Brokerage que tienen lugar en Europa, los organizan la red Enterprise Europe Network (EEN) y, generalmente forman parte de grandes conferencias, ferias u otros eventos similares que conllevan un componente internacional.

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La Plataforma b2match: ¿Cómo funciona?

Existen varias plataformas a través de las cuales se pueden gestionar estos tipos de eventos, pero una de las más utilizadas en la actualidad es la Plataforma b2match. Es también la empleada por la mayoría de las instituciones que forman parte de la red EEN. La herramienta permite tener toda la información relativa a la gestión del evento de forma centralizada y optimizada en una misma plataforma, constituyendo una forma más simple y efectiva de que los participantes se conecten y fomenten colaboraciones.

Plataforma on line b2match

Vista de la plataforma on line b2match

Para participar en estos eventos lo primero que hay que hacer es registrarse; y registrarse para un Brokerage significa crear un perfil en la plataforma, corto pero efectivo, donde se aúne la información de la institución a la que se pertenece y la propia información profesional de la persona que participará en el evento.

b2match en cuatro simples pasos

1. El registro

Accediendo al registro del evento se debe crear un perfil de cooperación que presentará a la persona y a su organización a los potenciales socios, y en donde se explicarán los productos y servicios que ofrece, así como lo que se está buscando de futuros socios.

Consejo: registrarse con antelación. Estos eventos normalmente están muy demandados por lo que debes estar atento a la apertura del periodo de registro.

2. El perfil y su visibilidad

El perfil deberá ser claro, atractivo y relevante para el evento, ya que constituye la “tarjeta de visita” de la persona. Se debe indicar cuál es su área de actividad, si está buscando socios de cooperación, aquello que tiene para ofrecer que podría beneficiar a otros así como aquello que busca en otros participantes. Es recomendable que el perfil sea escrito en inglés.

Muy importante a la hora de generar impacto con el perfil es cumplimentar la sección de Marketplace. El perfil debe especificar al menos un producto/servicio que se está ofreciendo y/o buscando para poder ser validado. La plataforma permite filtrar por Marketplace a la hora de visibilizar los perfiles y es muy importante para que potenciales participantes puedan entender la oferta o demanda que se plantea así como también permite que se pueda encontrar al socio adecuado orientando la búsqueda.

Los diferentes nodos de la red Enterprise Europe Network que co-organizan los eventos, serán las oficinas de soporte que validarán los perfiles antes de su publicación en línea.

Una vez que el perfil de cooperación esté completo y validado, será publicado y visible para todos los participantes. El organizador contactará a la persona en caso de que alguna parte del mismo este incompleta y le asesorará para que el perfil tenga un mayor impacto.

Consejo: comunica lo que tienes para ofrecer y encuentra exactamente lo que necesitas, con perfiles de cooperación perfectamente ajustados. Permanece atento a los nuevos perfiles que se van publicando a diario ya que la plataforma queda abierta para el registro, por lo general, hasta el día anterior a que se celebre el evento.

3. La programación de reuniones

Una vez validado y publicado el perfil, se recibirá una notificación por correo electrónico para que se pueda comenzar a gestionar y programar reuniones bilaterales. La plataforma permite que se puedan ingresar criterios de búsqueda (Marketplace, país, tipo de institución, etc.), así como permite indicar palabras claves ajustando la búsqueda.

Se podrán enviar solicitudes de reunión a socios potenciales y aceptar/rechazar reuniones de participantes interesados en lo que se está ofreciendo/demandando.

Se establecerá un día (en caso de eventos de más de un día de duración), un espacio y un horario para cada reunión por lo que tu agenda se irá actualizando y completando conforme se vayan cerrando las reuniones (el sistema respeta automáticamente la zona horaria local de los participantes al programar reuniones). Para ello, en el apartado Participants, se podrá seleccionar el perfil de interés y enviar solicitudes de reuniones. El sistema también permite intercambiar mensajes tanto con la persona con la que se desea reunir, como con los organizadores y las oficinas de soporte para recibir asistencia.

Los perfiles aprobados se publicarán en un catálogo online, en continua actualización, que los participantes podrán consultar para seleccionar aquellas ofertas o demandas de su interés en la misma plataforma.

Se podrá ir consultado la agenda personal en el apartado My Agenda para conocer los días y horarios disponibles. La plataforma permite, por lo general, que se puedan seguir gestionando reuniones durante el evento, por lo que se podrán fijar reuniones hasta el último momento.

Consejo: prepárate para responder a posibles socios interesados en lo que ofrece tu organización. Por otra parte, ten en cuenta que ir a un Brokerage conlleva emplear tiempo intentando obtener algún beneficio en el corto periodo de tiempo que dura el mismo. Por lo tanto, es importante recordar que la base de datos del Brokerage es una fuente interesante de información, no solamente para seleccionar socios, sino también para hacer un seguimiento sobre lo que nuestros competidores están haciendo y en lo que están trabajando.

4. El evento y las reuniones

Durante las sesiones de matchmaking, los participantes se reúnen en sesiones cara a cara previamente establecidas y con una duración por lo general entre 20 y 30 minutos.

Unos días antes de que comience el evento, se le enviará a los participantes un correo electrónico con su agenda de reuniones actualizadas con los detalles de fecha, lugar (indicación del espacio dentro de la feria, nº de mesa, etc.) y hora en la que tendrá lugar la reunión.

Durante el evento, se debe verificar la última versión de la agenda de reuniones ya que, como fue mencionado, el sistema permite continuar gestionando reuniones durante el mismo. La agenda personalizada también podrá descargarse en la aplicación móvil b2match (posibilidad de descargar en Google / Apple store).

Consejo: Optimice el tiempo. El evento tiene una duración muy limitada, por lo que se debe ir con los deberes hechos. Antes del evento es recomendable entablar contacto con aquellos asistentes en los que tengamos especial interés y fijar la reunión con ellos durante el evento o incluso, después del mismo.

 * Para conocer los próximos eventos organizados que siguen esta modalidad visite https://events.b2match.com/

Los Brokerage Event en tiempos de pandemia

Si bien parecía tarea complicada seguir organizando este tipo de eventos al encarar el confinamiento debido a la crisis sanitaria por el Covid-19, la idea de hacer uso de la modalidad virtual ha resultado un acierto.

La mayoría de los eventos previstos para estas fechas, debían de cancelarse o posponerse, pero los eventos digitales han abierto las puertas para seguir manteniendo las reuniones bilaterales. Y así, sin más, la EEN se ha trasformado y ha ofrecido la posibilidad de que las “versiones digitales” de los mismos puedan seguir teniendo lugar y con casi las mismas características que los presenciales.

Hemos sido testigos durante este confinamiento, de la realización de numerosos Brokerage virtuales organizados por la EEN, generando a su vez una apuesta firme por reducir el impacto ambiental derivado de las reuniones presenciales, como puede ser la contaminación que generan los vuelos.

No sabemos qué pasará a futuro y si la “nueva normalidad” mantendrá activas las prácticas antiguas, pero comenzamos a ver el impacto positivo de la alternativa digital a la hora de llevar a cabo este tipo de eventos.

El caso de  éxito del Brokerage de Inteligencia Artificial Aplicada en los Negocios

La Conferencia y Brokerage event de Inteligencia Artificial (IA) es un evento que iba a tener lugar en Viena, Austria, con el propósito de conectar a usuarios con proveedores de soluciones de IA en todo el mundo.

La Conferencia se realiza con una periodicidad anual y cuenta con la asistencia de unos 600 participantes de más de 25 países. Sin embargo, tanto la conferencia como el Brokerage han tenido que celebrarse de forma virtual y ha sido organizada por la Enterprise Europe Network de Austria mediante la herramienta b2match.

Applied Artificial Intelligence Conference 2020

Applied Artificial Intelligence Conference 2020

De esta manera, el pasado 11 de mayo de 2020 tuvo lugar el evento virtual que ha permitido que expertos internacionales de renombre pudieran participar del mismo.

Para ello, la organización intentó replicar el evento presencial para lo cual ha contado con salas on line donde han participado de la conferencia más de 2.300 personas y permitiendo que más de 70 países de todo el mundo estuvieran representados, algo casi impensable en su formato presencial. Por su parte, más de 1.000 reuniones virtuales internacionales han tenido lugar durante el Brokerage.

El evento también permitió la realización de talleres virtuales en paralelo, organizar paneles de discusión y brindó la posibilidad de contar con exhibiciones de productos a través de stands virtuales.

Sin duda este evento, y otros que se han mantenido durante este tiempo de confinamiento, han marcado un cambio de rumbo para los próximos eventos en el marco de la EEN. Han permitido que más personas de los más diversos países estuvieran conectadas, han logrado que se hayan llevado a cabo un sinfín de reuniones (la modalidad virtual ha generado que muchas plataformas permanezcan disponibles por más tiempo permitiendo que más reuniones se lleven a cabo) y han generado la celebración de un mayor número de acuerdos de cooperación internacional.

Luciana Ayciriex

Gestora de Transferencia de Tecnología y Programas Europeos

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