Nuevo modelo computacional para solventar la sobrecarga de e-mails

Publicado por José Carlos Cortizo y Luis Ignacio Díaz el 9 marzo, 2009

El e-mail se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier empresa, ya que facilita la comunicación entre los empleados de la misma, y permite un flujo continuo de comunicación. Sin embargo, también se produce una gran sobrecarga sobre los empleados que, en muchas ocasiones, han de procesar y gestionar una gran cantidad de correos electrónicos cada día, lo cuál los desvía de sus tareas primarias. SIMONE, un nuevo modelo computacional, cuyo acrónimo está sacado de Simulator for Interruptions and Message Overload in Network Environments pretende solucionar la sobrecarga de e-mails en grandes corporaciones.

Publicado en el número 3/4 del 4º volumen de la revista “International Journal of Simulation and Process Modelling“, SIMONE pretende agilizar las tareas a realizar en las empresas y ayudar a los empleados a focalizarse en sus tareas primordiales gracias a un modelo de simulación de interrupciones y sobrecarga de mensajes. Tal y como comentan los propios investigadores en el artículo, “el e-mail se ha convertido en el modo principal de comunicación e intercambio de información en las organizaciones, y ha cambiado el modo en el que consumimos nuestro tiempo en el trabajo”. Apuntan que el e-mail ofrece un medio abierto y de bajo coste para compartir información que permite aumentar la eficiencia al evitar la necesidad de muchas reuniones y llamadas telefónicas.

Sin embargo, una gran cantidad de informes sugieren que los empleados están empezando a emplear mucho tiempo en la gestión de los correos electrónicos, tarea que los aleja de actividades más críticas. Los descubrimientos del grupo investigador a cargo de SIMONE apuntan que se puede mejorar la eficiencia de los correos electrónicos con un proceso simple, el de planificar el proceso de procesado de los correos a lo largo de las organizaciones. Este enfoque consigue evitar las distracciones inherentes producidas por las interrupciones de los correos electrónicos a lo largo de las jornadas de trabajo, permitiendo a los empleados centrar sus esfuerzos en las tareas más importantes. La solución también tiene en cuenta el tiempo necesario para gestionar los correos, así que elimina la presión que reciben los empleados al sentirse continuamente obligados de revisar y responder los correos electrónicos.

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