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Es habitual que el manejo de la documentación se siga haciendo de manera tradicional: los clientes envían periódicamente facturas, extractos, contratos... y el resultado son horas y horas dedicadas a su gestión, análisis y archivo.
Una minoría de asesorías utiliza gestores documentales para contabilidad, que tienen el problema de carecer de integración real con el programa contable: organizan facturas, extraen sus datos y los preparan para que el programa contable los importe a sus asientos; pero una vez importados, asiento y documento "habitan mundos separados".
Una empresa tecnológica creada en Madrid en 2007 ha completado una especificación desarrollada durante cuatro años, destinada a mejorar la productividad y la calidad del trabajo de las empresas que manejan abundante documentación. Quantyca ha desarrollado una tecnología basada en trasladar al ordenador, no sólo los documentos involucrados en la actividad empresarial, sino también las relaciones que ese documento tiene, bien con otros documentos, bien con datos contenidos en bases de datos, hojas de cálculo... En definitiva, gestionar y representar toda la lógica empresarial de un expediente y relacionarla con herramientas de gestión de terceros.
Estos días se está presentando el primer producto basado en la especificación llamado Contaescan; que no es un programa contable, aunque permite la gestión de asientos y cuentas, y tampoco es un gestor documental tradicional que se limita a organizar documentos y buscar por metadatos. Contaescan permite representar las relaciones existentes entre los distintos elementos que intervienen en la contabilidad y generar expedientes o colecciones de documentos que contienen, además de imágenes y metadatos, las relaciones existentes entre esos documentos. Estas colecciones se envían por e-mail y se visualizan en el lector gratuito de colecciones Navegadoc. Los cambios en asientos y cuentas contables grabados en Contaescan se sincronizan automáticamente con el programa contable que utilice, y que continuará utilizando, el asesor.
Quantyca ha obtenido el apoyo de instituciones públicas que apoyan los desarrollos innovadores, como el Sistema madri+d a través de su Oficina del Emprendedor de Base Tecnológica y la red de inversores privados BAN madri+d (Business Angels Network madri+d), ENISA, CDTI y Avalmadrid, así como de inversores privados, Perennius entre otros.
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