El porqué de la vigilancia tecnológica

La historia reciente de la industria se encuentra plagada de casos de empresas que sucumbieron ante la rápida aparición de una nueva tecnología, como fue el caso de los fabricantes de tubos de vacío que no llegaron a sobrevivir a la aparición del transistor como componente electrónico. Cualquier empresario, privado o público, ha mirado a su entorno en mayor o menor medida para ver lo que hacían los demás en el ámbito tecnológico y poder así analizar si podría afectarle.

En el pasado, conocer los avances tecnológicos era más sencillo como consecuencia de varios factores entre los que se encontraban el relativamente reducido tamaño de la comunidad científica y tecnológica, centrada en pocos países, la existencia de áreas de publicación muy definidas y una lenta velocidad del progreso técnico, además de que la difusión tecnológica se producía fundamentalmente mediante la comunicación interpersonal. En la actualidad la situación ha cambiado notablemente de escenario hacia una mayor complejidad, lo que hace más difícil detectar lo que está sucediendo. Las principales características de este escenario se resumen en:

• Saturación de información como resultado de una sobreproducción científico-tecnológica.

• Fuerte incremento de los costes necesarios para alcanzar el liderazgo tecnológico, como son los costes de investigación y desarrollo.

• Dificultad para estar en contacto con todos los que generan tecnología, pues la información tecnológica circula a través de los denominados "cauces invisibles" o se encuentra en documentos que no se distribuyen a través de los canales de difusión convencionales.

La vigilancia tecnológica implica, ante todo, un estado de ánimo colectivo que posibilite a la empresa a anticiparse a las oportunidades, prevenir las amenazas y, en definitiva, evitar una gestión de carácter exclusivamente reactiva. Por ello, la vigilancia tecnológica no debe reducirse a rastrear novedades procedentes tan solo de patentes y otras publicaciones científicas, sino que implica situar la novedad en su contexto, detectar el valor comercial de la misma y prevenir las amenazas tecnológicas que pueden provenir de las empresas competidoras.

La implantación y desarrollo de un sistema de vigilancia tecnológica en la empresa aportará inputs de gran valor estratégico que repercutirán de forma positiva en su nivel de desarrollo. De acuerdo con Ashton y Stacey (1995) esta contribución se define por las siguientes características:

• Ayudar a la dirección de los proyectos de innovación tecnológica en la configuración de su estrategia.

• Contribuir a abandonar a tiempo un determinado proyecto de innovación tecnológica

• Permitir incorporar nuevos avances tecnológicos a los propios productos.

• Identificar oportunidades de inversión y comercialización.

• Permitir evitar barreras no arancelarias en mercados exteriores.

Analizadas las ventajas que para una empresa se derivan de la implantación de un sistema de vigilancia tecnológica, es preciso abordar las siguientes cuestiones fundamentales: identificar las áreas en que quiere estar informada, estructurar dicha función y organizarla en la empresa.

Para que la empresa pueda decidir en qué áreas quiere estar bien informada, así como las variables de las que desea obtener información, pueden utilizarse diferentes criterios, como por ejemplo los derivados de los factores determinantes de la competitividad de Porter (1985): clientes, proveedores, productos sustitutivos y potenciales competidores. Estas áreas son las siguientes:

• Area comercial. Abarca al conjunto de clientes y proveedores pudiendo identificarse nuevos productos desarrollados por los proveedores, necesidades de los clientes sin satisfacer o la aparición de productos sustitutivos.

• Area tecnológica. Abarca a las tecnologías actuales o emergentes.

• Area competitiva. Abarca a los competidores tanto actuales como potenciales pudiendo detectarse nuevas áreas de negocio, nuevas políticas de comercialización o determinadas políticas de inversiones.

• Area externa. Abarca al conjunto de variables no incluidas en las áreas anteriores y entre las que desempeñan un papel relevante aquellas que tienen un carácter institucional y político.

Una vez que se han identificado correctamente las áreas de interés para la empresa es preciso estructurar la vigilancia tecnológica. De acuerdo con Palop y Vicente (1994), la función de vigilancia tecnológica en la empresa debe ser focalizada, sistemática y estructurada. Focalizada por razones de coste, tiempo y objetivos estratégicos a la selección de indicadores a vigilar, sirviendo de ayuda a la decisión y a la acción. Sistemática, es decir, organizada metodológicamente con el objetivo de realizar un seguimiento y una explotación regular de la evolución de los indicadores elegidos, constituyendo un sistema dinámico que permita asegurar su calidad. Y estructurada puesto que debe asentarse sobre una organización interna descentralizada basada en la creación y explotación de redes que permitan garantizar de forma adecuada la difusión de la información y potenciar su explotación, así como poder reorientar la función y realizar un seguimiento constante.

Un aspecto relevante en la estructuración de la vigilancia tecnológica en la empresa es su organización interna. La práctica de centralizar dicha función en un departamento especializado se considera un error ante la facilidad de derivar en una fuerte burocracia que hace más rígido el sistema. Es preferible una organización de carácter descentralizado y participativo a todos los niveles, siendo fundamental para conseguirlo que el personal se encuentre integrado y motivado. Una organización de este tipo es la propuesta por Jakobiak (1991) que estructura la vigilancia tecnológica en tres niveles: observación, análisis y decisión. Cada nivel está formado por una red de personas que desempeñan diferentes cargos en la empresa y que se reúnen de forma periódica. En esta organización resulta fundamental organizar foros tecnológicos estructurados para debatir los avances tecnológicos detectados relevantes a la actividad de la empresa.

La vigilancia tecnológica como soporte de la función de inteligencia tecnológica en la empresa.

Por sistema de inteligencia tecnológica se entiende aquella organización más o menos formalizada dentro de la empresa que posibilita el análisis y la transformación de toda información tecnológica captada en el entorno de la empresa que tiene una implicación sobre su actividad y su estrategia, proporcionando la información precisa que necesita la dirección para tomar decisiones. Esta definición permite establecer una clara separación respecto a toda aquella otra información interna derivada de la gestión financiera, productiva y comercial de la empresa, cuya organización, automatización y sistematización constituye el ámbito de los sistemas de información.

El desarrollo y utilización de un sistema de inteligencia tecnológica implica seis fases que constituyen un proceso que incorpora mecanismos de realimentación respecto a los éxitos y fracasos de la actividad. Estas seis fases son:

• Planificación de actividades.

• Recogida de datos.

• Análisis de datos.

• Difusión de la información.

• Utilización de resultados.

• Evaluación del funcionamiento.

La efectividad del sistema de inteligencia tecnológica se basa en la identificación precisa de las necesidades de información de los usuarios y la cuidadosa recopilación y análisis de la información. Al ser los destinatarios de la información los beneficiarios últimos del sistema de inteligencia, sus requisitos e intereses deben servir de guía básica en su definición. Por ello, el primer nivel de la planificación es la identificación de las necesidades de información de los usuarios del sistema de inteligencia tecnológica, lo que implica un conjunto de entrevistas directas con los mismos que permitan establecer, con suficiente nivel de detalle, la utilidad potencial de la información y las fuentes más fiables de recogida (Cuadro 1).

El segundo nivel de la planificación implica la identificación de las áreas tecnológicas que son críticas para el éxito a largo plazo, las cuales pueden ser seleccionadas por un conjunto de tests que incluyan preguntas tales como la frecuencia de uso de una tecnología en una gama de productos, la contribución de la tecnología a incrementar el valor añadido de la organización o el papel de la tecnología para satisfacer las necesidades del cliente.

Fuente: Ashton y Stacey, 1995

La elección de las fuentes de información tecnológica depende de factores tales como el ámbito de actuación de la empresa interesada, el nivel de los fondos disponibles, las necesidades de los usuarios del sistema de inteligencia y el grado de esfuerzo que se aplique al proyecto. Las fuentes de información pueden ser formales o informales y de carácter personal o electrónicas (Cuadro 2).

La fase de análisis es la más compleja y difícil de todas las que constituyen el sistema de inteligencia tecnológica puesto que existen pocas formas de estandarizar los análisis y un amplio rango de herramientas y enfoques para desarrollar el proceso. Las técnicas y herramientas utilizadas para el análisis dependerán de las características de los datos recogidos y permitirán realizar recomendaciones para su distribución a los usuarios. El proceso de análisis debe incluir también la evaluación de la veracidad, actualidad e integridad de los datos utilizados.

La información procesada puede ser entregada a los usuarios de diversas formas: informes, presentaciones formales, correo electrónico, vía oral informal, etc. El método a utilizar dependerá de la naturaleza de la información a distribuir, del coste de distribución, de la urgencia y de las preferencias del receptor. En esta fase es crucial utilizar sistemas de realimentación que permitan obtener las observaciones de los usuarios de la información entregada y poder mejorar tanto ésta como los métodos de comunicación. Finalizado el análisis de los resultados es necesario salvaguardar la información obtenida, por lo que resulta imprescindible la redacción de las especificaciones de protección y control de todo el proceso garantizando así los intereses de la empresa.

Una vez que la información tecnológica ha sido analizada y difundida entre los responsables de la toma de decisiones en la organización, la recomendación se dirige hacia la utilización de la misma para acciones específicas o simplemente a su almacenamiento para incrementar el stock de conocimientos de la organización y ser utilizada en futuras acciones. Por último, el sistema de inteligencia tecnológica debe ser evaluado periódicamente para confirmar si cumple sus objetivos y, en última instancia, si proporciona beneficios a la empresa. El propósito de la evaluación es mejorar las futuras acciones haciendo que estén más cerca de las necesidades reales de la organización y tratar de clasificar las necesidades de los responsables de adoptar las decisiones.

Bibliografía:

Ashton, W.; Stacey, G. (1995) "Technical intelligence in business: understanding technology threats and opportunities". Journal of Technology Management, Vol.10, nº 1.

Escorsa, P.; Martínez, V. (1994) "La detección del avance de la tecnología mediante mapas". Boletín de Estudios Económicos, Bilbao, nº 152.

Jakobiak, F. (1991). Practique de la veille technologique. Les Editions d'Organisation, Paris.

Morcillo, P. (1997). Dirección estratégica de la tecnología e innovación, Civitas, Madrid.

Palop, F.; Vicente, J.M. (1994). "Estructura de la vigilancia". Master en Gestión de la Ciencia y la Tecnología, Universidad Carlos III, Madrid.

Pavón, J.; Hidalgo, A.. (1997). Gestión e Innovación. Un enfoque estratégico. Pirámide, Madrid.