Número 25, septiembre 2004
COOPERACIÓN TECNOLÓGICA>> Aula abierta
 
  Gestión de Proyectos Europeos de I+D

La gestión de un proyecto supone gestionar los conflictos existentes entre alcance, calidad, tiempo y coste a fin de lograr el desarrollo y conclusión satisfactorios del proyecto para las partes interesadas involucradas. El caso de los proyectos europeos presenta varias particularidades tales como las áreas de gestión, los aspectos legales y financieros, la explotación y difusión de los resultados, o la transferencia de tecnología.

     
Raquel Andino
Oficina de la Comunidad de Madrid en Bruselas
madrimasd@comadrid.skynet.be
 

1. Introducción

La definición generalmente aceptada de "proyecto" es: "Empresa temporal dirigida a crear un producto o servicio único". No obstante, yendo más allá, se puede decir que la definición práctica del concepto de proyecto es la siguiente: "Actividad única y no recurrente destinada a conseguir unos objetivos con un determinado nivel de calidad, en un determinado plazo de tiempo y que consume recursos. En general consisten en una serie de tareas e implican un riesgo".

Todo proyecto se divide en distintas fases, habitualmente secuenciales, que permiten un control sobre la evolución del proyecto u habilitan su gestión. El conjunto de fases de un proyecto se denomina "ciclo de vida"; el ciclo de vida de un proyecto define el inicio y el final del mismo, así como su alcance ("scope"), y por tanto cómo se integra en el resto de operaciones del entorno en el que se desarrolla. Cada fase suele definirse en función de unos resultados ("outputs" o "deliverables") previstos, relacionados con hitos ("milestones"), cuya consecución es un requisito o alimenta fases posteriores. Habitualmente un final de fase supone un "killpoint" y supone una revisión del progreso alcanzado y una decisión sobre la continuidad del proyecto.

El ciclo de vida típico de un proyecto tiene entre 4 y 10 fases (se podrían identificar con los workpackages); implica unos costes y un esfuerzo crecientes durante el primer 75% de su duración, y decrecientes en las fases finales; tiene un riesgo de fracaso decreciente con el tiempo; y, por último se caracteriza por que la capacidad de los stakeholders para determinar las características y coste del proyecto es decreciente con el tiempo.

Por otra parte y en cuanto al concepto de "gestión", cabe señalar que, por lo general, se entiende por gestión de proyectos la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas sobre las actividades de un proyecto para igualar o superar las necesidades y expectativas de las partes interesadas (stakeholders). En la práctica supone gestionar los conflictos existentes entre alcance, calidad, tiempo y coste a fin de lograr el desarrollo y conclusión satisfactoria del proyecto para las partes interesadas involucradas.

El Project Manager en proyectos europeos: Áreas de gestión

Se pueden identificar nueve áreas de gestión, a saber: el alcance, se define durante la fase de propuesta, es modulado durante la negociación, fijado en el contrato y puede quedar desvirtuado en función de la evaluación tecnológica, otros resultados de I+D, etc. El tiempo, se trata definición genérica (generalmente hasta el nivel de "tarea") durante la preparación de la propuesta; el coste, a este respecto cabe señalar que la disponibilidad y la capacidad de recursos es sólo conocida a nivel de socios. El reparto de presupuesto entre socios es un tema sensible, difícilmente modificable al haber categorías de coste estrictas. La gestión de recursos es potestad de cada socio; la calidad que generalmente se incluye como actividad explícita, raramente como proceso de gestión en sí; el área de recursos humanos en la que hay que tener en cuenta que las jerarquías internas de los socios y las líneas de gestión son a menudo desconocidos y sus variaciones imprevisibles. Además, la asignación y contratación de recursos es potestad de cada socio. La asignación de roles y responsabilidades se realiza de forma temprana, sólo a nivel de organización (excepto el personal "clave"); el área de comunicación, se trata de una área de importancia crítica en un entorno de ejecución distribuido que implica distintos tipos de organización, idiosincrasias, culturas, lenguas, etc; el riesgo que puede ser desarrollado como una actividad explícita. La percepción del beneficio derivado de una política propia de proyecto orientada al riesgo suele ser inferior a los costes. Generalmente es más eficiente si la identificación es del tipo "de abajo a arriba", pero puede ser complicado de mantener; la contratación externa, cuando se refiere a parte del trabajo incluido en el contrato, se especifica en la propuesta o durante la negociación. No hay que olvidar que la contratación externa presenta una problemática con respecto a la propiedad intelectual/ industrial; y, finalmente la última área de gestión es la referente a la integración, en general, es responsabilidad del coordinador. Gran parte de la planificación se lleva a cabo de forma temprana y con presión por parte del coordinador; se modula/ completa durante la negociación.

2. La gestión de Proyectos Europeos de I+D

Los proyectos evolucionan a través de distintas fases, empezando por la preparación de la propuesta y terminando por la fase del propio proyecto (la puesta en práctica), pasando por las fases de evaluación de la propuesta y negociación del contrato con la Comisión Europea.

El plan de trabajo se diseña en su mayor parte en la fase de propuesta. La negociación del contrato ofrece oportunidades de ajuste, pero depende de forma crucial de los comentarios de los evaluadores y los propios objetivos de la Comisión. La propuesta se suele confeccionar en 1 a 3 meses y el plan de trabajo es sólo uno de los muchos aspectos a considerar en ese tiempo.

Una vez presentada la propuesta, ésta será sometida a la fase de evaluación, si es aprobada se pasará a negociar el contrato con la Comisión Europea. Finalmente, una vez firmado el contrato con la Comisión Europea, se iniciará la fase del proyecto.

Gestión y administración financiera

Por lo que se refiere a las cuestiones administrativas es importante destacar, en primer lugar, que el contrato con la Comisión es el instrumento que fija los procedimientos administrativos a seguir. Sin embargo, existe la posibilidad de complementarlos con procedimientos propios a través del acuerdo de consorcio.

El coordinador es quien centraliza la mayoría de procedimientos administrativos, así como las comunicaciones con la Comisión.

En cuanto a las cuestiones de administración financiera, va a ser el coordinador quien recopile las relaciones de costes (cost statements) y los enví4 a la Comisión, incluyendo documentación adicional a nivel de consorcio. En el Sexto Programa Marco se requieren certificados de auditoría.

En cuanto a los pagos, éstos los centraliza el coordinador. Es importante mantener un control estricto de los mismos. Habitualmente se realizan a nivel de consorcio.

Por último no hay que olvidar que la financiación recibida de la Comisión es siempre provisional hasta la aceptación final de los resultados.

3. Aspectos legales de los Proyectos Europeos

El contrato con la Comisión Europea

El final del proceso de negociación e inicio del proyecto viene marcado por la firma del contrato con la Comisión Europea, que establece los derechos y obligaciones entre la Comisión y los participantes en un proyecto y los participantes entre ellos. Contiene disposiciones sobre la evaluación del progreso científico, tecnológico y financiero del proyecto, los pagos de la Comisión, la propiedad intelectual, etc.

En el Sexto Programa Marco, el contrato lo firma la Comisión y el coordinador del proyecto. El resto de socios firman un formulario de accesión.

Derechos de Propiedad Intelectual

Con respecto a los Derechos de Propiedad Intelectual, el Sexto Programa Marco presenta diversas novedades, como son la simplificación; una protección más precisa y adaptada a las necesidades del proyecto; una mayor flexibilidad y la obligatoriedad, en algunos casos, del Acuerdo de Consorcio.

Los acuerdos entre socios del proyecto: El Acuerdo de Consorcio

Se trata de una acuerdo/ contrato entre todos los socios en un proyecto para facilitar el desarrollo del mismo y la futura explotación de sus resultados. Sus disposiciones se refieren principalmente a definir y detallar aspectos de organización y coordinación del consorcio, gestión y propiedad intelectual.

4. Explotación de los resultados y transferencia de tecnología

Política de comunicación del proyecto y sus resultados

La concesión de un proyecto europeo lleva aparejado el compromiso de divulgación del mismo y sus resultados. El plan de comunicación es más que una lista de actividades de divulgación y debería tomar en cuenta los aspectos tales como los objetivos, el público al que se dirige, las acciones y las herramientas.

El plan de negocio

En el caso de los proyectos europeos de I+D, el plan de negocio sirve para convencer a la Comisión de que los resultados del proyecto tienen buenas perspectivas de ser transferidos al sector industria y/o a la sociedad. También sirve para anticipar aspectos de la explotación que sería difícil abordar una vez finalizado el proyecto (por ejemplo el compromiso de los socios o la propiedad de los resultados.

Plan de uso y divulgación de los resultados

Se trata de un documento que proporciona información sobre los resultados de un proyecto, los planes de los socios para usarlos y divulgarlos y los planes para promover su uso por parte de terceros.

Es el documento que describe oficialmente los resultados del proyecto y los esfuerzos de divulgación realizados. Además proporciona datos estadísticos a la Comisión sobre el éxito de sus programas; supone un soporte para la comunicación al exterior de los resultados del proyecto y es la base para la estructuración de los planes de explotación.


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