1. Descripción general de la organización.

ROBOTIKER, Fundación privada sin ánimo de lucro, tiene como objetivo contribuir activamente al Desarrollo Sostenible de la Sociedad a través de la Innovación y Mejora Tecnológica, buscando el equilibrio entre el potencial tecnológico, la demanda de las empresas y la utilidad.

El Centro Tecnológico ROBOTIKER, especializado en Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs), es una organización dinámica y vanguardista del Desarrollo Tecnológico y la Innovación. Está registrado como OTRI y CIT (Centro de Innovación y Tecnología), además de ser miembro de FEDIT.

Asímismo, mantiene un compromiso sin fisuras con la Calidad, con la eficiencia en el servicio y con el constante desarrollo y formación de sus más de 160 profesionales.

La reciente puesta en marcha de la Unidad Tecnológica Madrid permite una cooperación más estrecha con diversas organizaciones dedicadas a la I+D+i, en su labor de apoyo a las empresas en sus procesos de mejora competitiva.

Datos sobre proyectos en ROBOTIKER:

• Ingresos anuales: 1.400 Mill. pta.
• Peso de los proyectos de Investigación y Desarrollo Tecnológico en la actividad: 80%.
• Nº de proyectos anuales: 300.
• Nº de directores de proyecto: Más de 70.
• Nº de empresas clientes anuales: 250.
• Presupuesto medio por proyecto: Desde 0,5 a 80 Mill. pta.

En consecuencia, el eje de la ejecución de la actividad de I+D+i de ROBOTIKER es el proyecto, del que existen los siguientes tipos:

Proyectos de Transferencia Tecnológica a Empresas

La I+D e Innovación para empresas (demanda bajo contrato) supuso en el 2000 unos ingresos de 930 Mill. pta., habiendo superado en un 27% los resultados del anterior ejercicio. Para el 2001 se prevé continuar con esta tendencia de crecimiento y alcanzar una cifra de ingresos cercana a los 975 Mill. pta.

Estas cifras implican que el Centro está obligado a disponer de un conocimiento preciso de las necesidades tecnológicas de su entorno productivo.

La actividad de I+D con empresas es la base sobre la que se fundamentan las actividades de I+D propia (I+D+i orientada a la demanda).

Proyectos de I+D propia

A lo largo del ejercicio 2000, se desarrollaron un total de 41 actuaciones de I+D propia. En este año 2001 se prevé incrementar significativamente la cifra de ingresos en este apartado hasta los 510 Mill. pta. (336 Mill. pta. en el 2000).

Las actividades de los proyectos de I+D Propia estarán perfectamente alineadas con los objetivos del Plan de Especialización de ROBOTIKER (2001-2004). Dicho Plan define la estrategia de especialización tecnológica del Centro en cuatro áreas principales de conocimiento:

Infraestructuras de Telecomunicaciones.
Aplicaciones de la Sociedad de la Información.
Mejora de Procesos Productivos.
Diseño de Productos Mecánicos y Electrónicos.

2. La Gestión de Proyectos (GP) en ROBOTIKER: metodología Proyectis.

Situación de partida:

• Elevado número, así como heterogeneidad de tipologías y dimensión de proyectos: Complejidad en el diseño de una metodología “estandar” de GP.
• Búsqueda de una herramienta que reflejase la metodología depurada internamente a lo largo de varios años (y no al revés, es decir, adoptar un procedimiento derivado de una herramienta informática comercial).
• Elevado número de directores de proyecto: Diversidad de estilos de gestión y de resultados.
• Voluntad de una reutilización de experiencias.
• Necesidad de compendiar la información generada: Cuadros de mando.
• El procedimiento es el medio para una adecuada GP, no el fin de ésta.

Evolución:

• 1985: Inicio de la actividad de Robotiker.
• 1991: Primera herramienta informática (Time-line®).
• 1993: Decisión de implantar un sistema de calidad.
• 1994: Grupo de Trabajo específico en GP. Implantación de procedimiento.
• 1995: Implantación de métricas.
• 1996: Nueva versión de procedimiento e implantación de nueva herramienta (MS Project®).
• 1997: Consecución certificación ISO 9001.
• Hasta la fecha: Nuevas versiones de procedimientos y de herramientas informáticas.

Característica de la metodología Proyectis:

• Cumple con los requisitos ISO 9001, abarcando todo el ciclo de vida de cada proyecto:

  Generación del proyecto.
  Lanzamiento a producción.
  Planificación.
  Seguimiento / supervisión.
  Relaciones con el cliente.
  Finalización.
  Garantía o Servicio Post-Venta.
  Métricas.

Esquema de la metodología Proyectis

• Válida para cualquier tipología y dimensión de proyecto.
• Enriquecida con benchmarking realizado desde 1998 en diversas organizaciones con diferente taxonomía de proyectos (Proyecto Proyectis, apoyado por ATYCA/PROFIT del MCYT).
• Probada y contrastada en 25 organizaciones.

Beneficios obtenidos:

• Disponibilidad de métricas (Nota: GA es grado de avance de un proyecto en 0/1).
• Mejora constante y progresiva de los resultados técnicos y económicos de los proyectos (satisfacción de los clientes).
• Posibilidad de evaluar la GP y establecer objetivos graduales y progresivos (por proyectos, directores, departamentos, unidades, organización, etc.).
• Optimizar la formación de nuevos directores de proyecto.
• Independencia del conocimiento en la GP respecto de las personas (flexibilidad).

RATIOS DE ROBOTIKER

Recomendaciones para la implantación de una metodología de gestión de proyectos (GP):

• Inicialmente, centrarse en la definición de los procedimientos, eliminando lo que no aporte valor a los procesos.
• Necesidad de un líder, apoyado por el máximo responsable de la organización.
• La implantación es un proceso largo, que requiere su “tempo”: Concienciación, formación, maduración y reposo, iteración, etc.
• Requiere dedicación del personal de la organización donde se implanta. Aprovechar períodos de baja actividad (enfriamiento económico, “gaps” o transiciones entre
  programas de ayudas a la I+D+i: P.M: de la U.E., ATYCA-PROFIT, etc.) para acometer este tipo de implantaciones.
• El seguimiento de la implantación es fundamental para el éxito.
• Establecer prioridades de mejora: No intentar funcionar al 100% desde el inicio.
• Los primeros resultados nunca son especialmente motivantes. Mantener el ánimo y la constancia.
• La GP es accesible a cualquier organización, independientemente de su circunstancia (centralizada / distribuída, pública / privada, con / sin ánimo de lucro, orientada a la I+D+i o a cualquier otro tipo de proyectos -ingeniería / consultoría, etc.-).

La herramienta para la gestión integrada de Organizaciones, Proyectos y Recursos: GESIP

GESIP es la herramienta que facilita la implantación de una metodología como Proyectis, ya que permite:

. Consolidar toda la información relevante a cada uno de los proyectos.
. Registrar la fase de propuesta, la planificación del proyecto y sus recursos, el control de gastos y su supervisión.

. Incorporar un enlace con los sistemas administrativos de la organización, como son facturación, contabilidad, etc.

GESIP consta de 4 módulos principales, integrados con el módulo de administración (gestión de usuarios, configuración de elementos relacionados con los proyectos y actividad de la organización - como los tipos de proyectos, tipos de productos/servicios, los sectores de mercado -, etc.):

1er módulo: Gestión de la Transferencia Tecnológica

Este módulo permite de forma eficaz la gestión de todas las actividades relacionadas con el soporte de la actividad de transferencia tecnológica y con la evaluación de su eficacia. Sus principales características son:

. Gestión de entidades: registro de toda la información relevante sobre organizaciones de interés, junto con sus distintas sedes y las personas de contacto. Estas pueden ser tanto contratantes actuales como potenciales.
. Gestión de entrevistas: registro de las visitas realizadas, indicando los temas tratados, la persona de contacto, etc.
. Gestión de propuestas de colaboración: registro y almacenamiento, seguimiento y consultas por diversos criterios: por contratante, mercado, departamento, tipo de proyecto, etc.
. Gestión de contratación: informes sobre la actividad mensual y acumulada por diversos criterios: sectores de mercado, productos/servicios de la organización, departamentos, regiones, etc.

2º módulo: Gestión de Recursos.

Este módulo ayuda a la formación de equipos de trabajo, indicando periodos de sobrecargas, ocupaciones actuales, etc., es decir, permite gestionar correctamente las asignaciones de personas a los proyectos y a otras actividades de la organización. Sus principales características son:

. Ayudar a la creación de equipos de trabajo para los proyectos.
. Asignar las horas de los distintos recursos a los diferentes proyectos en los que participan.
. Aviso de períodos de sobrecarga de los recursos.
. Mostrar las ocupaciones actuales de los recursos.

3er módulo: Gestión de Actividad.

Este módulo permite gestionar las horas utilizadas por las personas en los diferentes proyectos y actividades de la organización. Estas realizarán una imputación de horas (diaria, semanal o mensual), desglosada en función de las tareas de los proyectos en los que se participe o en otros conceptos (p.ej. servicios, asistencia técnica, formación, reuniones internas, permisos, vacaciones, bajas, etc.) propios de cada organización. Sus principales características son:

. Integrar en una sola herramienta los mecanismos de imputación de horas y de planificación y seguimiento técnico de los proyectos. En este sentido, GESIP está integrado con la herramienta de planificación de proyectos Microsoft Project®.
. Permite la elaboración de los planes de formación para el personal, así como el seguimiento y mantenimiento de dichos planes.
. Facilitar al director de proyecto la gestión de los proyectos a su cargo mediante la integración de la imputación horaria con su herramienta de planificación y seguimiento del proyecto.
. Permite la elaboración de un informe de seguimiento técnico mensual del proyecto.

4º módulo: Informes de Gestión.

Este módulo ayuda a mantener informada a las personas relevantes de la organización de la marcha de todos los proyectos. Principalmente, se trata de conocer el estado técnico y económico de todos los proyectos para poder saber en todo momento las desviaciones existentes respecto a las previsiones iniciales. Para ello será necesario recoger una serie de datos (en forma de ratios), que permitan comprobar si el proyecto se va ajustando a los objetivos. Las principales características de este módulo son:

. Definición de los parámetros principales de un proyecto: objetivos, plazos, recursos humanos, gastos, inversiones, presupuesto total, etc.
. Obtención de los ratios de los proyectos (rentabilidad, eficiencia económica, eficiencia técnica, plazos).
. Control de horas planificadas / horas consumidas de los proyectos, así como de los gastos/ingresos producidos.
. Obtención de los datos económicos (gastos e ingresos) del proyecto procedentes de la integración con la contabilidad de la organización.
. Consulta de datos de control (información relativa a su avance: ratios, grado de avance, progreso de las tareas del proyecto, % desviación en coste, % desviación en plazo, etc.) de
los proyectos.
. Obtención de los informes de supervisión periódica de los proyectos.

Agradecimientos:

A Juan Carlos Rodríguez Estévez, Adjunto a Dirección Gral., anterior Dtor. de Calidad y Producción, y a Carmen Pastor Fernández-Cuesta, responsable de desarrollo de GESIP, ambos de Fundación Robotiker, por la información suministrada.

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