El estudio concluye que la adaptación efectiva de los equipos de trabajo en situaciones de crisis y emergencia requiere comprender la situación y utilizar flexiblemente distintos procesos de coordinación.
Un estudio dirigido desde la Universidad Carlos III de Madrid (UC3M) concluye que la adaptación efectiva de los equipos de trabajo en situaciones de crisis y emergencia requiere comprender la situación y utilizar flexiblemente distintos procesos de coordinación. Paradójicamente, la imposición rígida de protocolos de crisis limita dichos procesos de comprensión y coordinación, reduciendo la respuesta adaptativa de estos equipos, según los resultados de la investigación.
El trabajo, publicado en la revista Organization Science y liderado por el catedrático de Organización de Empresas de la Universidad Carlos III de Madrid (UC3M), Ramón Rico, explica cómo se producen procesos de adaptación en equipos. En concreto, muestra la importancia de procesar activamente la situación de emergencia, atendiendo a los desajustes entre lo que esperamos que ocurra y lo que estamos percibiendo. Esta información facilita la combinación de procesos de coordinación implícita (basada en rutinas y expectativas previas) y de coordinación explícita (basada en la comunicación abierta y la planificación reactiva). "En nuestra investigación, que combina equipos reales de bomberos con simulaciones experimentales en laboratorio, encontramos que cuando imponemos protocolos de actuación de forma rígida, limitamos la capacidad de procesamiento del equipo y su flexibilidad para transitar entre distintos tipos de coordinación", comenta el investigador del Dpto. de Economía de la Empresa de la UC3M.
El trabajo articula en un modelo los procesos cognitivos que permiten a los equipos comprender situaciones cambiantes y combinar distintos mecanismos de coordinación para responder apropiadamente. El modelo testado interrelaciona los conceptos de Modelos Mentales de Tarea (conocimientos estables que los miembros traen al equipo) y Modelos Situacionales del Equipo (percepción de la tarea en tiempo real durante la emergencia), mostrando que, ante eventos disruptivos, existe una falta de correspondencia entre lo que el equipo espera y lo que realmente sucede. Esta falta de correspondencia requiere utilizar procesos de coordinación explícita (redefiniendo quién hace qué y compartiendo información activamente) para poder salvar más vidas y recursos. La imposición rígida de protocolos reduce la capacidad de los equipos para atender a discrepancias, generando respuestas automáticas que reducen su capacidad de adaptación.
Las implicaciones prácticas son claras: "Cuando los equipos operan en situaciones altamente disruptivas, la confianza ciega en los protocolos preestablecidos puede ser disfuncional si impide procesar la información nueva que ofrece el entorno", explica Rico. Así, se pueden aplicar estrategias formativas, como el entrenamiento en perturbaciones, que mejoran la capacidad de adaptación de los equipos, inoculando disrupción controladamente (por ejemplo, reduciendo el número miembros o cambiando especificaciones de tarea) durante simulaciones o en situaciones de desempeño estables.
También se pueden entrenar la combinación flexible de protocolos y roles, que ayude a los equipos a flexibilizar su ejecución en situaciones de crisis. Como se ha hecho recientemente en colaboración con el Hospital Universitario La Paz, mediante una formación en liderazgo adaptativo que facilitaba la redistribución de roles de forma flexible ante una situación crítica en quirófano y comprobaba su efecto sobre el desempeño clínico.
Este trabajo se ha realizado en colaboración con la Universidad Complutense de Madrid, la Universidad de Maastricht (Países Bajos), la Universidad Estatal de Pensilvania y la Universidad de Pepperdine (Estados Unidos). Además, ha sido financiado parcialmente por el Ministerio de Ciencia e Innovación de España [PID2020-113394GB-I00] y por el Army Research Institute for the Behavioral and Social Sciences [ARI W911NF-16-1-0545].
Referencia bibliográfica:
Rico, R., Antino, M., Gibson, C.B., Simkins, S., & Uitdewilligen, S. (2025) Putting out the Fires: The Role of Team Knowledge, Coordination, and Procedural Rigidity in Adapting and Performing During Disruptive Events. Organization Science 36(6): 2349-2371. https://doi.org/10.1287/orsc.2022.16932 E-Archivo: https://hdl.handle.net/10016/49492
